Il file Excel dei requisiti: la specifica che il cliente ha sempre avuto

Narratore: Questo episodio è interpretato interamente da voci sintetiche. Ogni somiglianza con riunioni realmente vissute non è casuale, ma nemmeno colpevole.

Narratore: È martedì mattina. Junior e Senior sono in sala riunioni davanti a un laptop. Entra il Commerciale, con un portatile e il sorriso di chi porta buone notizie.

Commerciale: Ragazzi, ho una bella notizia. Il nuovo cliente ha già la specifica dei requisiti. Non dobbiamo partire da zero, ce l'ha pronta. Me l'ha inviata ieri sera alle undici di notte. È un file Excel. La specifica definitiva, mi ha detto lui, parola sua. Ve la giro adesso, guardate che roba.

Junior Developer: Perfetto, grazie. Cioè... la specifica definitiva è un file Excel?

Commerciale: Sì, appunto, definitiva. Preciso però una cosa: io il tecnico non l'ho mai aperto in dettaglio. Non sono entrato nel tecnico, non è il mio ruolo. Io il cliente lo conosco, e lui sa esattamente quello che vuole.

Narratore: Junior apre il file.

Junior Developer: Allora... ci sono sette fogli. Foglio uno, foglio due, fino al foglio sette. Il primo si chiama 'vero'. Gli altri non hanno un titolo. E nel foglio uno ci sono celle unite: quattro righe su sei colonne sono un blocco unico.

Senior Developer: Le celle unite in un documento dei requisiti sono un messaggio. Significano che il contenuto si rispetta, ma non si legge.

Junior Developer: Ecco, ci sono anche delle celle gialle. Tante. E qua, in una cella, c'è scritto: 'le gialle sono importanti'. Punto. Nessun'altra spiegazione.

Senior Developer: Importantissime, sicuramente. La domanda è se importanti da fare, o importanti da non toccare.

Junior Developer: Aspetta, leggo il foglio due... qua c'è un requisito che dice che l'accesso deve essere unico, un solo profilo per utente. Adesso leggo il foglio cinque... qua dice che ogni utente deve poter gestire accessi multipli indipendenti. Sono opposti. E non c'è nessun commento a margine.

Senior Developer: Sette fogli, un requisito con due versioni opposte, celle gialle non documentate. Manca solo la macro protetta da password.

Narratore: Entra il Product Owner.

Product Owner: Dai, sono qui solo un minuto. Domani ho la call con il cliente e devo dirgli se partiamo. La specifica è chiara? Posso dirgli che siamo allineati?

Junior Developer: No. Ci sono sette fogli senza titolo, due requisiti contraddittori e un colore giallo come unica scala di priorità.

Product Owner: Ok, ok. Ma le gialle sono le opzionali, però, giusto? Le cose gialle di solito sono quelle meno importanti.

Commerciale: Il giallo indica la priorità, sì. Me l'ha detto il cliente. Solo che non ricordo il verso. Cioè: se giallo vuol dire alto, oppure se giallo vuol dire attenzione. Lui gialle ne ha messe tantissime, quindi...

Product Owner: Quindi le gialle sono le priorità.

Commerciale: Sì. Oppure no. Ma il cliente è bravo, sicuramente intendeva una cosa sensata.

Senior Developer: Quando non ricordi il verso della scala di priorità, quel documento non è una specifica. È un messaggio.

Narratore: Il Senior apre il file sul secondo monitor e resta in silenzio qualche secondo.

Senior Developer: Questo file lo conosco. Cioè, lo conoscevo. Credo sia lo stesso che ricevetti... ricevemmo cinque anni fa, su un altro progetto. Stesso foglio 'vero', stesse celle gialle, stesso requisito con due versioni opposte. Cambiano due righe in fondo, e il nome di una colonna, che prima si chiamava 'stato' e adesso si chiama 'fase'.

Junior Developer: Cinque anni fa? È lo stesso cliente?

Commerciale: Sì, appunto, è lo stesso cliente! Ecco perché la specifica era già pronta. Cinque anni fa il progetto si fermò presto, motivo organizzativo, non chiedetemi perché. Lui però aveva già fatto il file, e da allora lo tiene aggiornato. Questo è aggiornato, guarda: qua c'è scritto 'ultima modifica: di recente'.

Junior Developer: Quindi la specifica definitiva ha cinque anni, due requisiti in contraddizione e una data di aggiornamento che è una frase.

Product Owner: Basta, mi serve una decisione. Chiediamo chiarimenti al cliente?

Commerciale: Guardate, proporre una cosa così al cliente è delicata. Se gli scriviamo 'il file non è chiaro', lui si sente giudicato. Meglio una call di allineamento, e in call ci sono io, faccio da intermediario, così lui resta sereno. Vi propongo una call di allineamento sui requisiti, molto trasversale.

Senior Developer: Trasversale. Quindi dei requisiti non parleremo.

Commerciale: No no, dei requisiti parleremo. Solo senza metterlo sotto pressione. Una domanda alla volta, con calma.

Narratore: La call di allineamento sui requisiti dura un'ora e mezza. Alla fine, il team ha una versione due del file.

Junior Developer: Riepilogando la versione due: sempre sette fogli, ma adesso c'è anche un foglio che si chiama 'open points', dove hanno spostato tutte le domande a cui non hanno risposto. Le celle gialle sono rimaste gialle. E il verso del giallo resta indefinito.

Product Owner: Però adesso il file ha una data di revisione, e questo è un passo avanti. Domani in call la stima la do comunque. Quanto ci mettete a fare tutto?

Junior Developer: A fare tutto... ma cosa è 'tutto'? Le gialle? I fogli due e cinque insieme?

Senior Developer: Non lo sapremo. Non è questo il punto.

Product Owner: Guardate, lo sappiamo tutti come funziona: la call è domani, quindi il numero devo darlo comunque. Meglio deciderlo insieme. Quanto ci mettete? Quattro mesi? Tre? Dimmele voi, sennò dico tre io.

Senior Developer: Se chiedi tre, il cliente risponde due.

Product Owner: Ok. Tre e mezzo, così sembra una stima. Però mi servono per iscritto tutti i dubbi aperti.

Junior Developer: La lista dei dubbi aperti è il foglio open points. Del file. Che è la specifica.

Narratore: Il giorno dopo, il Product Owner dà la stima in call. Il file non viene aperto.

Commerciale: Ragazzi, ottima notizia! Il cliente è entusiasta. Ha detto che per la prima volta un fornitore gli ha dato subito un numero, senza fare domande noiose. E siccome la stima c'è già, vorrebbe partire subito. Da lunedì. Anzi, per la fase due ha già un'idea, ce l'ha già nel file.

Senior Developer: Fase due. Ovvero la colonna che prima si chiamava 'stato'.

Junior Developer: Quindi ricapitolando: la specifica non l'abbiamo mai capita, il verso del giallo non lo sa nessuno, e partiamo lunedì perché il numero c'era già.

Senior Developer: Sì. Perché quella non era una specifica. Era una relazione commerciale. Un documento che dice: mi fido, firma qua.

Commerciale: E io quella relazione l'ho vinta. Comunque, una cosa utile: per la fase due il cliente ci manda direttamente l'aggiornamento del file per e-mail. Alle undici di sera, come sempre.

Narratore: Lunedì, il progetto inizia. Il foglio open points contiene già quaranta righe.